יד תמר
עמותה ישראלית התומכת בניצולי סרטן ובמשפחותיהם
עמותה / מגזר שלישייד תמר - אוטומציה לעמותה
מערכת אוטומציה מקיפה לעמותה התומכת בניצולי סרטן
סקירה כללית
פרויקט אוטומציה מקיף לעמותת יד תמר, שמטרתו לייעל את תהליכי העבודה ולחסוך זמן יקר לצוות. המערכת כוללת אוטומציות מתקדמות לדוחות וניתוח נתונים, המאפשרות הפקת מידע עדכני ומדויק בלחיצת כפתור, לצד מסד נתונים מרכזי המאחד את כל המידע הארגוני במקום אחד ומאפשר ניהול ובקרה יעילים. בנוסף, המערכת כוללת מערכת חכמה לתיאום וניהול מתנדבים, הכוללת רישום, שיבוץ למשימות, מעקב זמינות ועדכונים שוטפים, וכן סוכן AI בוואטסאפ המיועד למנהלים ומאפשר קבלת מידע, דוחות והתראות בזמן אמת ישירות דרך הוואטסאפ. לצד זאת, המערכת מציעה דשבורדים מתקדמים להצגת נתונים ותהליכים בצורה ויזואלית וברורה, ומספקת תמונת מצב מלאה ועדכנית על פעילות העמותה. כלל המרכיבים פועלים יחד כמערכת אחת מקצה לקצה, המפחיתה עבודה ידנית, משפרת את קבלת ההחלטות ומאפשרת לצוות העמותה להתמקד בעשייה ובתרומה.
תהליך העבודה
מחקר
הבנת תהליכי העבודה הקיימים והאתגרים היומיומיים
אפיון
מיפוי זרימות עבודה ודרישות המערכת
עיצוב
תכנון ממשקים ודשבורדים ידידותיים למשתמש
פיתוח
בניית האוטומציות והאינטגרציות
השקה
הטמעה והדרכת הצוות
מחקר
הבנת תהליכי העבודה הקיימים והאתגרים היומיומיים
אפיון
מיפוי זרימות עבודה ודרישות המערכת
עיצוב
תכנון ממשקים ודשבורדים ידידותיים למשתמש
פיתוח
בניית האוטומציות והאינטגרציות
השקה
הטמעה והדרכת הצוות
לפני ואחרי
לפני
תהליכים ידניים ואיטיים
- עבודה ידנית על גיליונות אקסל
- תיאום מתנדבים בטלפון ובוואטסאפ
- אין נראות על נתונים בזמן אמת
- תהליכים איטיים ומועדים לטעויות
אחרי
מערכת אוטומטית ויעילה
- מערכת NocoDB מרכזית לניהול נתונים
- בוט AI בוואטסאפ לשאילתות מיידיות
- דשבורדים מתקדמים ב-Metabase
- אוטומציות n8n לתהליכים שוטפים
!האתגר
העמותה התמודדה עם עומס עבודה ידנית כבד - ניהול נתונים בגיליונות אקסל, תיאום מתנדבים בטלפון ובוואטסאפ, והעדר נראות על נתונים בזמן אמת. תהליכים איטיים ומועדים לטעויות גזלו שעות עבודה יקרות.
הפתרון
הטמענו מערכת NocoDB מרכזית לניהול כל הנתונים, בוט AI בוואטסאפ המאפשר למנהלים לשאול שאלות ולקבל תשובות מיידיות, דשבורדים מתקדמים ב-Metabase לצפייה בנתונים בזמן אמת, ואוטומציות n8n לתהליכים שוטפים.