סטודיו צילום
סטודיו צילום המנהל רשת צלמים עצמאיים וימי צילום מרובים
צילום / אירועיםמערכת ניהול צלמים ולקוחות
מערכת Monday.com מלאה לניהול צלמים, ימי צילום ותיאום לקוחות עם אוטומציות WhatsApp
סקירה כללית
מערכת חכמה ומקיפה לניהול ימי צילום, צלמים ולקוחות, המיועדת לייעול מלא של תהליך התיאום והביצוע. המערכת מאפשרת ללקוחות לבחור יום צילום ושעה פנויה באמצעות טופס דינמי ומעודכן בזמן אמת, בהתאם לזמינות הצלמים והלו״ז הקיים. לאחר קביעת הצילום, המערכת מבצעת אוטומציות מתקדמות הכוללות יצירת קבוצת WhatsApp ייעודית לכל יום צילום או פרויקט, צירוף הגורמים הרלוונטיים (לקוח, צלם, מנהל פרויקט), ושליחת הודעות ועדכונים אוטומטיים. בנוסף, המערכת מרכזת את כל נתוני ההזמנה במקום אחד: פרטי הלקוח, מיקום הצילום, סוג הצילום, סטטוס התהליך ותזכורות חשובות לפני יום הצילום. המערכת מלווה את כל שלבי העבודה מקצה לקצה – משלב התיאום הראשוני, דרך ניהול התקשורת והביצוע בפועל, ועד לסגירת הפרויקט לאחר הצילום – ומאפשרת שליטה מלאה, חיסכון בזמן, וצמצום טעויות אנוש עבור סטודיו לצילום או עסק המנהל נפח גדול של ימי צילום.
תהליך העבודה
מיפוי תהליכים
הבנת זרימת העבודה הקיימת ונקודות הכאב
תכנון מבנה
עיצוב ארכיטקטורת הבורדים והקשרים ביניהם
בניית הטפסים
יצירת טופס דינמי עם לוגיקה מותנית
אוטומציות
חיבור Make.com ו-WhatsApp API
הדרכה והשקה
הטמעה מלאה והכשרת הצוות
מיפוי תהליכים
הבנת זרימת העבודה הקיימת ונקודות הכאב
תכנון מבנה
עיצוב ארכיטקטורת הבורדים והקשרים ביניהם
בניית הטפסים
יצירת טופס דינמי עם לוגיקה מותנית
אוטומציות
חיבור Make.com ו-WhatsApp API
הדרכה והשקה
הטמעה מלאה והכשרת הצוות
לפני ואחרי
לפני
תהליכים ידניים ומסורבלים
- תיאום צלמים בטלפון ובוואטסאפ
- רישום לקוחות בגיליונות אקסל
- יצירת קבוצות WhatsApp ידנית
- בדיקת זמינות ידנית לפני כל הרשמה
אחרי
מערכת אוטומטית מקצה לקצה
- בורדים מחוברים ב-Monday.com
- טופס דינמי עם שעות פנויות בלבד
- יצירת קבוצות WhatsApp אוטומטית
- מניעת כפילויות ברמת המערכת
!האתגר
הלקוח ניהל את הכל ידנית - תיאום צלמים בטלפון, רישום לקוחות בגיליונות, ויצירת קבוצות WhatsApp ידנית לכל יום צילום. התהליך גזל שעות רבות והיה מועד לטעויות ולכפילויות.
הפתרון
בנינו 3 בורדים מחוברים ב-Monday.com: בורד צלמים, בורד ימי צילום ובורד לקוחות. טופס דינמי מציג רק ימים ושעות פנויות, ואוטומציות ב-Make.com יוצרות קבוצות WhatsApp ושולחות לינקים אוטומטית.